Choć systemy ERP na stałe zagościły już w dużych przedsiębiorstwach, ich obecność w firmach małych i średnich wciąż nie jest oczywista. Nie wynika to jednak z odmiennych potrzeb tych podmiotów gospodarczych – większą przeszkodą jest przekonanie o nieopłacalności ich wdrożenia, wciąż obecne wśród kadry zarządzającej niewielkich firm.
Czy system ERP dla każdej firmy powinien być taki sam?
Nasze rozważania powinniśmy rozpocząć od stwierdzenia, że pod nazwą ERP kryje się cała klasa rozwiązań informatycznych usprawniających zarządzanie. Systemy tego typu mogą więc mieć zróżnicowaną wielkość i zastosowanie, a ponadto, jak podają autorzy artykułu „Wdrożenie ERP – fakty i mity„, zawsze istnieje możliwość dostosowania ich do konkretnych wymagań przedsiębiorstwa. Mała firma może więc bez problemu zakupić oprogramowanie ściśle odpowiadające jej potrzebom – będzie ono z pewnością tańsze od rozbudowanych rozwiązań, dedykowanych wielkim korporacjom.
Jaki powinien być system ERP dla małej firmy?
W przypadku firm małych i średnich najlepiej sprawdzają się zwykle systemy stosunkowo niewielkie, posiadające jednak budowę modułową – ich zakup nie wiąże się z nadmiernymi kosztami, a ewentualna rozbudowa jest możliwa w każdym w zasadzie momencie.
Dobrym pomysłem może być również wdrożenie rozwiązań opartych na technologii chmurowej. Firma, decydując się na nie, może znacząco ograniczyć wydatki na zakup sprzętu komputerowego. Więcej informacji na ten temat znajdziemy w tekście „ERP dla małych firm – w chmurze czy na własnym serwerze?„, opisującym najważniejsze zalety i wady tego rozwiązania. Planując zakup systemu ERP dla niewielkiego przedsiębiorstwa, należy też zawsze rozpoznać najważniejsze obszary i funkcje, realizowane przez podmiot, i to od nich rozpocząć wdrażanie nowych rozwiązań informatycznych.
Jakie korzyści może uzyskać niewielka firma dzięki wdrożeniu ERP?
Małe przedsiębiorstwo ma zwykle ograniczone zasoby, a każde jego działanie związane jest ze sporym ryzykiem. Nadrzędnym celem wdrożenia ERP powinno być więc w jego przypadku wyeliminowanie pojawiających się niebezpieczeństw. System omawianej klasy umożliwia uzyskanie tego rezultatu dzięki:
- poprawieniu koordynacji działań w obrębie firmy;
- szybszej i lepszej analizie danych (dzięki zastosowaniu odpowiednich narzędzi);
- możliwości automatycznego dostosowania oprogramowania do przepisów prawa;
- ograniczeniu marnotrawstwa i lepszej kontroli kosztów.
Co ważne, każdy z tych aspektów może być rozpatrywany również w kontekście rozwoju przedsiębiorstwa. Przykładowo: lepsza kontrola kosztów może przyczynić się do osiągnięcia przewagi konkurencyjnej (możliwe będzie zaoferowanie niższych cen), a zaawansowana analiza danych pozwoli wychwycić nie tylko zagrożenia, lecz również pojawiające się okazje rynkowe.
Co wpływa na koszt ERP dla małej firmy?
Najważniejszą przeszkodą we wdrażaniu ERP jest dla wielu niewielkich firm koszt oprogramowania. Jest on zazwyczaj uzależniony od:
- ilości modułów:
- liczby stanowisk, na których będzie możliwe korzystanie z systemu ERP;
- zakresu prac wdrożeniowych;
- zaawansowania i możliwości analitycznych.
Na szczęście systemy tego typu są zwykle skalowalne i – jak już wspomniano – mają budowę modułową. Można więc bez problemu kupić rozwiązanie, obejmujące najważniejsze dla nas w danym momencie funkcje, a następnie rozbudowywać je w miarę wzrostu naszych potrzeb.
Nie jest natomiast dobrym pomysłem sięganie po bezpłatne rozwiązania tej klasy, oparte na kodzie open source. Problemem może być bezpieczeństwo korzystania z nich – warto o tym pamiętać, bowiem systemy ERP przetwarzają często newralgiczne dla przedsiębiorstwa dane.
