Wystawianie faktur kontrahentom to jeden z codziennych obowiązków przedsiębiorców. Jest to podstawowy dokument potwierdzający realizację usługi czy dostawę towarów
Warto zadbać o to, aby kontrahent otrzymał elegancką i schludną fakturę.
Wygląd zewnętrzny firmy
Mówi się, że nie szata zdobi człowieka, jednak większość z nas bardzo dba o swój wygląd. Tak samo jest w przypadku przedsiębiorstw – teoretycznie najważniejsze jest to, jakiej jakości usługi świadczą bądź dostarczają towary. Istotne są także ceny, jakie narzucają poszczególne firmy. Pomimo tego zdecydowana większość właścicieli firm dba o to, aby przedsiębiorstwo dobrze prezentowało się na zewnątrz. Czyste biuro, specjalnie zaprojektowane wizytówki czy eleganckie faktury to coś, na co w szczególności zwracają oni uwagę. Stare powiedzenie mówi bowiem, że jak cię widzą, tak cię piszą. Co to oznacza? Przede wszystkim pozytywny odbiór wyglądu zewnętrznego firmy przez kontrahenta zwiększa szansę na chęć zawiązania dalszej współpracy bądź polecenia nas innemu przedsiębiorcy.
Z rąk do rąk
Faktura, zanim finalnie zostanie zarchiwizowana, przechodzi przez wiele rąk. Zwykle zaczyna ona swoją podróż po firmie od sekretariatu, w którym osoba go prowadząca odnotowuje dostarczenie faktury i przekazuje ją do pracownika, który jest odpowiedzialny za udokumentowane na fakturze zamówienie. Osoba ta musi dokładnie sprawdzić, a następnie opisać fakturę, która kolejno trafia do akceptacji dyrektora czy prezesa firmy. Na sam koniec faktura dostarczana jest do działu księgowości i wprowadzana do ksiąg rachunkowych. W mniejszych firmach obieg faktury jest znacznie krótszy, niemniej jednak na etapie wędrówki faktury od dostawcy do archiwum ma do niej dostęp wiele osób, które mogą na podstawie jej wyglądu ocenić firmę, która fakturę wystawiła. Ponadto wiele przedsiębiorstw powierza prowadzenie księgowości biuru rachunkowemu, zatem podmiot zewnętrzny również zyskuje dostęp do faktur. Wtedy już nie jedna, a dwie firmy wyrabiają sobie zdanie o dostawcy.
Elegancka, czyli jaka?
Pozostaje pytanie, jaką definicję słowa elegancka należy przyjąć w kontekście faktur. Przede wszystkim elegancka faktura musi być czytelna, i to nie tylko dla księgowego, ale również dla wszystkich osób, przez których ręce przechodzi. Czytelność faktury wynika z prawidłowego rozmieszczenia na niej wszystkich informacji, z których te najważniejsze, takie jak data sprzedaży czy data wystawienia faktury powinny być w miejscach dobrze widocznych. Ponadto warto dokładnie opisać fakturowaną usługę czy towar, jaki dostarczyliśmy. Opis nie powinien u odbiorcy wzbudzać żadnych wątpliwości. Na fakturze nie warto umieszczać żadnych dodatkowych reklam, gdyż może to spowodować jej nieczytelność. Zapisy na https://intaxo.pl/ powinny być dokładnie sprawdzone przed wysłaniem, aby uniknąć błędów i konieczności wystawiania faktur korygujących. Nie zapominajmy, że eleganckie faktury to nie tylko poprawne i estetycznie wyglądające, ale także wystawione w terminie. Warto zadbać o to, aby klient przed terminami podatkowymi nie musiał się z nami kontaktować i prosić o przesłanie faktury. Nie trzeba chyba wspominać, że w przypadku faktur papierowych powinny być one wystawione na czystym papierze, bez zagięć i rogów. Problem ten nie dotyczy firm, które wystawiają faktury elektroniczne, zatem warto pomyśleć o takim sposobie dostarczania faktur.
Klient, wbrew pozorom, ocenia firmę po wyglądzie. Każdemu przedsiębiorcy zależy na tym, aby dobrze wyglądać w oczach innych, zatem warto zadbać nawet o tak podstawową rzecz, jaką jest wystawianie eleganckich faktur.
