Nie ma wątpliwości co do tego, jak zapanować nad przechowywanymi dokumentami. W tym celu stosuje się standardową archiwizację, bazującą na uniwersalnych, przejrzystych zasadach. Gdy akta tracą swój termin przydatności (a dokładnie kończy się okres ich przechowywania), przedsiębiorca musi zdecydować, co dalej. Ma kilka opcji. Czym charakteryzuje się każda z nich? Dziś przybliżamy podstawowe informacje na ten temat.
Kiedy zdecydować się na samodzielną utylizację?
Przeprowadzenie niszczenia akt w firmie wymaga dobrego przygotowania. Zdecydowanie łatwiejsze zadanie mają firmy niewielkie, dysponujące bardzo ograniczonymi zbiorami. W takiej sytuacji dużo łatwiej jest zaplanować skuteczne niszczenie i zadbać o odpowiednie zabezpieczenie procesu. Mniej akt to mniejsza szansa, że dojdzie do pomyłki na skutek przeoczenia lub zaniedbania. To też mniej czasu spędzonego na obsługę niszczarki. Jak łatwo się domyślić, w większych przedsiębiorstwach ten proces jest znacznie bardziej złożony. To jednak wcale nie oznacza, że z profesjonalnego niszczenia, oferowanego przez takie podmioty jak EkoAkta, korzystają jedynie duże, potężne firmy. Właściwie każda działalność zyska na przekazaniu tego obowiązku specjalistom. Wynika to głównie ze zwiększonego bezpieczeństwa. Nawet nowoczesna niszczarka nie da nam stuprocentowej pewności, że akta będą zniszczone.
Co oznacza bezpieczne niszczenie akt w praktyce?
Utylizacja akt, przeprowadzona w bezpieczny sposób, powinna obejmować:
- troskę o to, jaki produkt pozostaje z niszczenia
Nowoczesne instalacje, wykorzystywane przez specjalistów, nie pozostawiają wątpliwości – nikt nie odtworzy z produktu niszczenia naszych informacji. Wysoka skuteczność takiego sprzętu dotyczy nie tylko papieru. Dla usługobiorców sporym ułatwieniem jest fakt, że jednocześnie mogą zadbać również o zbędne pendrive’y, płyty CD i dyski HDD - dbanie o kwestię transportu
Jeśli zdecydujemy się na powierzenie utylizacji wykwalifikowanej załodze, zyskujemy pewność, że akta będą przewiezione dobrze przystosowanymi do tego zadania pojazdami. Dla dodatkowego bezpieczeństwa, takie samochody wyposażono w system GPS. Ładunek i rozładunek akt ułatwiają specjalne, mobilne pojemniki. W efekcie wszystko zachodzi sprawnie, nawet jeśli zlecamy zniszczenie dużych ilości dokumentacji. - przestrzeganie przepisów
RODO nakłada na przedsiębiorcę określone obowiązki związane z tym, że pełni on funkcję administratora danych osobowych. Jeśli na skutek jego zaniedbań dojdzie do wycieku informacji, będzie musiał ponieść za to odpowiedzialność. Usługodawcy, specjalizujący się w branży niszczenia dokumentów dysponują doświadczeniem oraz znajomością aktualnych przepisów. Doskonale zdają sobie więc sprawę z wagi całego przedsięwzięcia i tego, dlaczego tak konieczna jest ostrożność, precyzja i świetne przygotowanie.
Co jeszcze sprawia, że przedsiębiorcy z Piotrkowa Trybunalskiego zlecają niszczenie dokumentów specjalistom?
Bezpieczeństwo jest priorytetem i trudno się z tym spierać. Nie jest to jedyny czynnik, który zachęca firmy do skorzystania z takiej opcji. Oprócz tego liczy się też wygoda. Masowe niszczenie akt zawsze wiąże się z pewnym chaosem. W skrajnych przypadkach można mówić nawet o pewnym paraliżu w codziennym funkcjonowaniu firmy. Wystarczy skontaktować się z odpowiednim usługodawcą, żeby tego uniknąć. Specjaliści zjawią się w umówionym dniu, o konkretnej godzinie, a następnie ekspresowo odbiorą pojemniki i przeniosą je do pojazdu. Klient na tym etapie otrzymuje oficjalne potwierdzenie z przekazania akt i od tej pory może całkowicie przestać się martwić o przedawnione dokumenty. Gdy odbędzie się właściwa utylizacja, zostanie o tym niezwłocznie poinformowany. Trudno wyobrazić sobie łatwiejszy sposób na zażegnanie problemu przedawnionych akt, toteż na tę opcję decydują się przedsiębiorstwa, działające w różnych branżach
Źródło: Ekoakta.pl
