Dobrze stworzone archiwum firmowe może nie tylko ułatwić procesy zachodzące w przedsiębiorstwie. Oprócz tego pozwala też łatwiej przestrzegać norm prawnych.
Dobrze stworzone archiwum firmowe może nie tylko ułatwić procesy zachodzące w przedsiębiorstwie. Oprócz tego pozwala też łatwiej przestrzegać norm prawnych.
Porządek w dokumentacji firmowej
Przepisy, określające okres przechowywania dokumentów, traktują tę kwestię bardzo rygorystycznie. Przetrzymywanie akt, których przedsiębiorca ani nie potrzebuje, ani nie musi przechowywać (bo nie zobowiązuje go do tego prawo), może wiązać się z karami pieniężnymi. Nie da się jednak szybko określić “terminu przydatności” konkretnych dokumentów, jeśli nie są one odpowiednio zarchiwizowane. Taki proces czasem bywa dość czasochłonny, nadal jednak czynność segregowania dokumentów trwa krócej niż próby znalezienia konkretnych akt w chaotycznie skonstruowanym archiwum. Taką umiejętną segregacją, z wykorzystaniem symboli oraz jasnych kryteriów, zajmują się wyspecjalizowane jednostki. Często, oprócz tej usługi, proponują firmom również bezpieczne przechowywanie dokumentów.
Do kogo jest skierowana usługa profesjonalnego przechowywania dokumentów?
Z usług przedsiębiorstw działających w tej branży korzystają zarówno duże korporacje, jak i niewielkie firmy. Pierwsze robią to często ze względów wygody. Drugie z kolei nierzadko większa wartość przypisują możliwości zaoszczędzenia pieniędzy. Przechowywanie dokumentów poza firmą w rzeczywistości wiąże się w równym stopniu z dwiema tymi zaletami. Wygoda polega tutaj głównie na tym, że klient ma stały dostęp do dokumentacji, chociaż nie znajduje się ona na terenie firmy. Wiele zależy oczywiście od przedsiębiorstwa, z którym w tym zakresie współpracujemy. Takie, jak np. Rhenus Data Office Polska proponują klientom stały kontakt i dogodny wgląd w dokumentację. Co do kwestii oszczędności – przechowywanie dokumentów poza firmą zdejmuje z przedsiębiorcy obowiązek wyznaczania określonej przestrzeni na akta. Tutaj nie sposób nie wspomnieć o kwestii bezpieczeństwa.
Bezpieczeństwo dokumentów a RODO
Zgodnie z rozporządzeniem RODO, administrator danych musi opracować system kontroli przetwarzania informacji, aby zapewnić im najwyższe bezpieczeństwo. Elementem takiego systemu jest np. zadbane o to, żeby baza danych klientów była wykorzystywana tylko do tego, żeby nawiązać z nimi niezbędny kontakt. Wszystko powinno odbywać się na podstawie formalnej, pisemnej zgody udzielonej przez klienta, którą ten może w każdej chwili cofnąć.
Jeśli chodzi o przechowywanie tych dokumentów, administrator musi zastosować zabezpieczenia, dzięki którym danych nie będzie mogła wykorzystać nieupoważniona osoba. RODO nie precyzuje rodzajów mebli czy parametrów konkretnych zabezpieczeń. Wiadomo jednak, że muszą być to na tyle silne fizyczne zabezpieczenia, aby dane były w pełni chronione. Przedsiębiorstwa nierzadko podejmują więc takie kroki jak:
- kupno metalowych szaf, zabezpieczanych szyfrem lub zamykanych na klucz;
- dodatkowe zabezpieczenia antywłamaniowe;
- zabezpieczenia przeciwpowodziowe;
- zabezpieczenia przeciwpożarowe.
Przygotowanie naprawdę bezpiecznej przestrzeni może być bardzo kosztowną inwestycją. Często można spotkać się z sytuacją, że firma po prostu nie chce lub nie może przeznaczać środków na taką ochronę. Wtedy atrakcyjnym wariantem staje się skorzystanie z usługi profesjonalnego przechowywania dokumentów.
Takie placówki są certyfikowane, wyposażone w alarmy, monitoringi oraz różnorodne zaawansowane technologicznie systemy zarządzania. Co ważne, każdy aspekt tej ochrony jest zgodny z obowiązującymi przepisami, również z RODO. Uzyskanie tak wysokim standardów bezpieczeństwa we własnej firmie w niektórych przypadkach byłoby fizycznie niemożliwe; w innych z kolei wiązałoby się z ogromnymi wydatkami. Oprócz wygody i oszczędności przedsiębiorstwa kuszone są dodatkowo wysoka, profesjonalną, zaawansowaną ochroną. Przechowywanie dokumentów w takich warunkach to gwarancja, że żaden z firmowych sekretów nie dostanie się w niepowołane ręce, dane klientów są w pełni bezpieczne, a każdy zapis prawny, związany z bezpieczeństwem informacji wewnętrznych jest w pełni przestrzegany.
